人間力とIT技術でサポート

株式会社ユービー
人と技術

業務効率化、仕事効率化のツールを利用し、日々の生産性を2倍にする

見積手順

日々の仕事の中にある単純業務、定型業務など「自動化したら簡単なのに」と思うことはありませんか?
仕事効率化をするには、自分では気づかない日常業務の中にある無駄な仕事をなくす必要があります。
無駄な仕事は自分自身では意外と気づきませんが、誰しも必ず無駄な仕事は持っています。
無駄な仕事をツール化し自動化すると仕事の効率が格段にアップし、仕事が圧倒的にはかどります。
その結果、自分自身の仕事の生産性を2倍にすることも出来ます。

仕事の効率化1:必要性

仕事の効率化は必須。空前の人手不足!最低賃金の上昇!

新卒も中途も空前の人手不足。有効求人倍率は1倍を超えている状況で採用したくても採用も出来ない状況が続いています。
人がいないからといって仕事が進まないいい訳も出来ません。
最低賃金も上昇していますが、ただでさえ採用できない中途採用も転職者の希望賃金が上昇し、さらに採用を難しくさせています。

採用活動の経費が上がり、採用しても賃金が上がる。しかし仕事内容は変わらない。
今まで30万円で出来ていた業務も、今では35万、40万掛かってしまう。その分当然利益は減るわけです。

ではどうしたらいいのか。
今ある資源で生産性を上げるしかありません。
これから先、人手不足が解消されることはありません。原則人口縮小、高齢化社会です。ビジネスに関わる全ての人が生産性の向上に取り組まなければなりません。
悠長に構えていても事態は深刻化、今すぐ始めないと手遅れになるかもしれません。

仕事の効率化2:効率化とは

仕事の効率化とは「時間の効率化」

仕事を効率化するということは、時間の効率化するということになります。
通常、時間を効率的に活用する為に、まずは業務計画(スケジューリング)を作成します。
今やっているか業務を全て書き出すことから業務効率を上げる為のスタートです。
そうすると仕事の数十パーセントが、定型業務や事務的業務、アルバイトでも出来そうな仕事、やらなくてもいい仕事、がいくつもあることに気づきませんか?
その仕事をツール化することで仕事の効率化が可能になります。
ツールで自動的に行えるようになれば、今まで1時間掛かっていたことが半分の30分で出来るようになったりします。

仕事の効率化をすると残業がなくなる

今まであまりにも定型業務や事務的業務が多く、その仕事量から残業が多かった人はツール化して仕事が効率化になった結果、 残業がなくなります。
元々残業がないという人は、空き時間が出来るので当たらしい仕事をそこで行うことが出来るようになります。

仕事の効率化は「忙しいから今は出来ない」そう思ってる人に必要

残業

「まず業務計画を作成し無駄な仕事を見つけましょう!」というと、途端に「忙しいから今は出来ない・・・」と言って諦めてしい結局何も変わらない・・・。
「自分がそうだ」って思った人もいるのではないでしょうか?
本当は気づいているかもしれませんが、その発想は全くの正反対。
むしろそこまで仕事が忙しくて、他の事をやる時間がないって思っている人ほど、効率化が必要な状態になっています。
今すぐにでも業務の棚卸しをして、どんな仕事をしているのか確認し、ツール化出来る仕事を洗い出すべきです。

仕事の効率化がそれでも出来ない、その理由とは

例えば効率化する為に、社内ツールを開発するとなると勿論費用が発生します。
効率化にかかわる費用が高いから効率化しないのでしょうか。

たぶん違います。
例えばこんな式で考えてみてください。

 担当者年収400万 × 効率化ツールでの削減時間30% − ツール開発費100万円 = 20万円

あくまでも例ですが、1年以内に掛けた費用は回収することが出来ます
さらにその浮いた時間や費用を利用して、新しいことに使えるようにもなるのです。しかも半永久的にです。
それなのに、それでも効率化ツールを作らないのは、なぜなのでしょうか。

自動化

その理由は恐らく、その担当者の仕事がなくなってしまうから。

いやいや、そんなことはないだろうと思う方もいるかもしれません。
しかしそういう理由は意外と多いのです。
会社の事情や、その担当者、部署の事情などもあります。その背景は企業により様々あると思います。
もし本当にその様な理由があれば一度見直しを掛けた方が良いかもしれませんね。

仕事の効率化3:実践

仕事の効率化ツールを使用する

仕事の効率化する為には様々な方法があります。その中でもすぐに出来て効果が高いのは、
●文書の雛形を用意 ●マニュアル作成 ●業務ツール利用
等があります。

文書の雛形やマニュアルは、担当者が業務整理すればすぐに作成する事が出来ます。
整理するという作業は意外と大変ですが、集中してやれば必ず出来ます。
業務ツールはすでに出来ているツールを利用するか、新たに開発するかです。
フリーウェアやシェアウェアといった個人が作ったツールがネット上で沢山見つけることが出来ます。
これらのメリットは安くてすぐ使えること。ただし企業のような製品保障がないのがデメリットです。
また、自分の業務に合ったツールがない場合は、新たに作るのも良いです。
最近はスマホやタブレットで使用出来るWEBアプリも大変便利です。
社内だけでなく出先からでも利用が可能になるため、移動の時間を有効活用する事が出来ます。

仕事の効率化ツールがなければオリジナルでツールを作る

オリジナルでツールを作る場合、社内にIT知識のある人に依頼する事があると思います。
それもひとつの手です。
ですが、社内で専門部署があるなら良いですが、予想以上に時間と費用がかかっていませんか?
当社はツール開発のプロであり、下記のような開発メニューを用意しています。
気になることがあればいつでもご相談ください。

どんな仕事の効率化ツールがあるのか紹介

実際に仕事の効率化をするツールとはどの様なものがあるのか、ご紹介します。

■ファイルやフォルダの比較ツール(例:DF
新しく作ったファイルと古いファイルとどこが違うか分からなくなるときありませんか?
目視で探すのと比べると、ツールを使うと10倍効率UP(個人見解)です。
        
■名詞の自動読込みツール(例:Eight
スマートフォンで名刺を写真撮影するだけで、自動でテキスト化してデータベースに登録。
手作業でやるよりツールを使うと10倍くらい効率UPするはず。
        
■遠隔からの営業報告ツール
外出先や電車から、スマホやノートPCを使ってどこからでも営業報告書を作成。
営業の空き時間の効率化。
1日1時間の効率化として、1年で30日分以上の時間が捻出出来るかも知れませんね。
        
■ID管理ツール(例:ID Manager
ついつい忘れて思い出すのに時間の掛かるID・パスワードを一括管理。
1つ思い出すのに3分掛かるすると、10個で30分の時間が浮きます。
        
■顧客情報管理ツール
非生産的な移動中の時間を使用して、顧客情報の確認。
プリントアウトするなど経費削減にもなります。
        
■シフト表管理ツール(例:シフオプ
出勤のシフト調整や確認を全てネットで管理。忘れ防止のアラート発信。
人手が足りない!というリスクを無くせるかも。
        
■議事録管理ツール(例:SIGN
出勤のシフト調整や確認を全てネットで管理。忘れ防止のアラート発信。
人手が足りない!というリスクを無くせるかも。

また、当社でも下記のようなツールをご用意しています。

外から会議室予約ツール

外出先からでもスマホで会議室空き情報をチェックし予約。

価格 50,000円
仕事の効率化度 ☆☆☆☆
利用環境 インターネット

勤務時間の集計ツール

手入力で行っていた勤務表計算を、出退勤時間を入れるだけで自動的に集計し帳票で出力

価格 50,000円
仕事の効率化度 ☆☆☆☆☆
利用環境 エクセル

ユービーのオリジナルツール開発サービスを紹介

オリジナルツール開発メニュー

完全オリジナルのオーダーメイド開発になります。
業界独自の言葉使いや、自社独自のやり方等、環境に合わせたツールを開発します。

オーダーメイド仕事効率化ツール作成

1ツール20万円〜

「うちの仕事はやり方が独特なんだよな」
と感じている方。
その細かいご要望にお応えします。
御社オリジナルのオーダーメイド仕事効率化のツールを作成します。

見積り料金と納品内容

オールカスタマイズになる為、ご要望をお聞きしてから個別に見積もりします。
見積りは無料です。

料金
ご依頼内容確認後、 工数×5,000円/H  にてお見積します。
納品内容
1)効率化ツール(構成ファイル一式)
 ※webツールの場合はご指定のサーバーにアップします。
2)プログラム設計書
納期
ご依頼内容確認後、決定します。ご要望があればお伝え下さい。

ツール開発事例

エクセル仕事効率化ツールの事例
グラフレポート作成ツール 一覧表を作成するだけで、自動的に一覧表からグラフの作成、更新がされる
勤務時間の集計ツール 手入力で行っていた勤務表計算を、出退勤時間を入れるだけで自動的に集計し帳票で出力
営業実績の管理ツール 日次の営業実績を入力することで、月次・年次での実績も出力
顧客情報をデータベース化 必要な顧客情報を検索一発で確認、データ分析で顧客との関係が一目で分かるようになった
オリジナル帳票を出力 現システムにないので手作業で作成していた帳票を、自動で出力する。
インターネット仕事効率化ツールの事例
アンケートシステム アンケートをホームページ上で簡単に公開する。アンケートの回答結果の集計もネット上で確認。
メルマガ配信ツール 自社オリジナルの管理機能を持ったメルマガ管理ツール。効率化といより、個人情報を他社に委託しない為に作成。
在庫管理ツール 在庫状況を社外からもリアルタイムに検索。過去実績の検索やキーワード検索等。社内に戻る時間を大幅短縮

仕事効率化ツール作成のお申込み手順

見積手順

仕事効率化ツール作成の発注〜納品まで

見積手順

効率化することが沢山ある!
そんなあなたには専属担当者が付いたほうがいいかもしれません。

こんなサービスは如何でしょうか。→ ITエンジニアの技術者クラウド派遣